Fiche de poste – Specialist RH

Location : Créteil, Île-de-France, France

Responsable de l’administration des Ressources Humaines

Mission principale

Le ou la Specialist RH assure la gestion administrative des Ressources Humaines au sein de l’organisation. Ce rôle central garantit la fiabilité, la conformité et l’efficacité de tous les processus administratifs liés à la gestion du personnel, de l’entrée à la sortie de chaque membre de l’équipe.

Principales responsabilités

• Participer au processus de recrutement et accompagner les managers dans la définition des besoins à l’intégration des nouveaux collaborateurs.
• Veiller à la conformité des règlementations locales en terme d’avantages sociaux et de politique de rémunération.
• Gérer l’ensemble des dossiers administratifs du personnel (contrats, avenants, attestations, dossiers individuels, etc.).
• Assurer le suivi des absences, congés, arrêts maladie, accidents du travail et autres événements liés à la gestion du temps de travail.
• Mettre à jour les tableaux de bord RH et garantir la fiabilité des données RH dans les systèmes d’information.
• Participer à la préparation de la paie en collectant et contrôlant les éléments variables (heures, absences, primes, etc.).
• Accueil des nouveaux arrivants (présentation RH, remise des documents d’entreprise)
• Veiller au respect des obligations légales, conventionnelles et réglementaires (déclarations, affichages obligatoires, reportings).
• Assister les manager pour la gestion du temps de travail (outil de badgeage)
• Organiser l’intégration administrative des nouvelles recrues (constitution du dossier, déclaration préalable à l’embauche, affiliations mutuelle/prévoyance, etc.).
• Assurer le suivi des visites médicales et des échéances liées à la santé au travail.
• Gérer la sortie administrative (documents de fin de contrat, solde de tout compte, certificat de travail, etc.).
• Être l’interlocuteur/interlocutrice RH pour toutes les questions administratives des membres du personnel.
• Archiver et sécuriser les documents RH conformément aux règles de confidentialité.
• Gérer la BDESE (collecte, étude et vérification des données)
• Gestion des factures RH via Concur

Compétences et qualités requises

• Maîtrise du droit social et de la gestion administrative du personnel.
• Rigueur, organisation et sens aigu de la confidentialité.
• Capacité à travailler en équipe et à communiquer avec différents interlocuteurs.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, logiciels RH, connaissance de Success Factors  et Concur serait un plus).
• Capacité d’adaptation et réactivité face aux évolutions réglementaires.
• Sens du service et de l’écoute.
• Maîtrise de l'anglais (écrit et oral)
• À l'aise dans un environnement international et matriciel

Formation et expérience

• Diplôme de niveau Bac+3 à Bac+5 en gestion des ressources humaines, droit social ou équivalent.
• Expérience préalable sur un poste similaire de minimum 3 ans.

Application

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Job description – HR Specialist

Location: Créteil, Île-de-France, France

Responsible for Human Resources administration

Main purpose

The HR Specialist is responsible for the administrative management of Human Resources within the organisation. This central role ensures the reliability, compliance and efficiency of all administrative processes related to personnel management, from the arrival to the departure of each team member.

Main responsibilities

• Participate in the recruitment process and assist managers in defining requirements for the integration of new employees.
• Ensure compliance with local regulations in terms of employee compensation and benefits policy.
• Manage all personnel administrative files (contracts, amendments, certificates, individual files, etc.).
• Monitor absences, leave, sick leave, accidents at work and other events related to working time management.
• Update HR dashboards and ensure the reliability of HR data in information systems.
• Participate in payroll preparation by collecting and checking variable data (hours, absences, bonuses, etc.).
• Welcoming new arrivals (HR presentation, handing out company documents)
• Ensure compliance with legal, contractual and regulatory obligations (declarations, mandatory notices, reporting).
• Assist managers with time management (time management tool)
• Organise the administrative integration of new recruits (creating files, pre-employment declarations, mutual insurance/provident fund affiliations, etc.).
• Monitoring medical examinations and deadlines related to occupational health.
• Manage administrative departures (end-of-contract documents, final pay slips, employment certificates, etc.).
• Act as the HR contact person for all administrative questions from staff members.
• Archive and secure HR documents in accordance with confidentiality rules.
• Manage the BDESE (collection, analysis and verification of data)
• Manage HR invoices via Concur

Skills and qualities required

• Proficiency in labour law and administrative management of personnel.
• Rigorous, organised and highly confidential.
• Ability to work in a team and communicate with different people.
• Proficiency in office software (Word, Excel, HR software; knowledge of Success Factors and Concur would be an advantage).
• Ability to adapt and respond quickly to regulatory changes.
• Service-oriented and good listener.
• Fluency in English (written and spoken)
• Comfortable working in an international and matrix environment

Education and experience

• Bachelor's or Master's degree in human resources management, labour law or equivalent.
• At least 3 years' previous experience in a similar position.

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